Die Bedeutung der Cloud in der Quarantäne

Protime-Die Bedeutung der Cloud

Was die Cloud in Belgien anbelangt, so gibt es 3 Zahlen, die die Situation perfekt zusammenfassen: In nur 2 Jahren stieg der Prozentsatz der großen Unternehmen, die in der Cloud präsent sind, von 44 % auf 72 %. Was hingegen die KMUs betrifft, so sind heute nur 40 % von ihnen tatsächlich in der Cloud. Diese Zahlen zeigen, dass große Unternehmen den digitalen Wandel tatsächlich strategisch angehen, während KMUs hier eher zurückhaltend sind. Die Quarantäne, in der wir zurzeit leben, macht die Bedeutung einer solchen Transformation jedoch deutlich sichtbar.

Wenn die Cloud die Arbeit aus der Ferne vereinfacht

Aufgrund der Gesundheitskrise müssen wir jetzt zu Hause bleiben, im Home Office arbeiten oder unsere Dienstleistungen anpassen, wenn unsere Aktivitäten es erlauben. Belgische Unternehmen mussten unabhängig von ihrer Größe ihre internen Verfahren prüfen, um das remote Arbeiten zu ermöglichen. Nicht immer einfach, vor allem dann, wenn es im Unternehmen keine Strategie für den digitalen Wandel gibt.

Probleme eines nicht-digitalisierten Unternehmensmanagements

Alle Unternehmensebenen sind betroffen, wenn die papiergebundenen und traditionellen Verfahren nicht mehr möglich sind und keine digitale Transformation geplant ist.

  • Die Verwaltung – Wie behält man einen Überblick über die Buchhaltung, wenn man die Rechnungen normalerweise per Post versendet? Das Gleiche gilt für die Gehaltsabrechnungen – Wie kann man dafür sorgen, dass den Mitarbeitern das korrekte Gehalt ausgezahlt wird (unter Berücksichtigung der Situation), wenn HR von zu Hause aus keinen Zugriff auf die Personalakten hat?
  • Der Kundendienst – Was, wenn man für Wartung oder Problemlösung keine andere Wahl hat, als den Kunden aufzusuchen, was jetzt aber nicht mehr möglich ist?
  • Der Vertrieb – Wie kann man weiterhin Produkte und Dienstleistungen verkaufen, wenn das physische Geschäft zurzeit geschlossen ist und man nicht auf den E-Commerce ausweichen kann?
  • Die Arbeitsorganisation – Wie lässt sich die Arbeit neu organisieren, wenn die Mitarbeiter keinen Zutritt mehr zu den Büros haben und die Teamprojekte aus der Ferne durchgeführt werden?

Die Auswirkungen fehlender digitaler Verfahren auf die Mitarbeiter

Die Angestellten stehen vor ebenso vielen Problemen, wenn ihr Unternehmen noch nicht in der Cloud ist, sie aber im Home Office arbeiten müssen.

  • Datenzugriff – Im Home Office ist es unerlässlich, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine E-Mails und Unterlagen hat. Wie geht das ohne Cloud, wenn alles auf dem Unternehmensserver gespeichert ist?
  • Geleistete Arbeitstage und Besonderheiten – Wie kann man HR seine Home Office-Tage mitteilen, um seine Prämien-Ansprüche zu sichern, oder seine Kurzarbeitstage? Unternehmen, die das per Telefon erledigen, ertrinken in der Flut der Anfragen und der administrativen Nachbearbeitung: So kommt es zu Zahlungsverzögerungen.
  • Freie Tage – Das Gleiche gilt für Home Office-Tage und Kurzarbeit, wie werden arbeitsfreie Tage aus der Ferne verwaltet? Das Problem ist umso wichtiger, da es in vielen Unternehmen zu Urlaubs-Stornierungen oder -Verschiebungen kommt, wenn die Mitarbeiter zu Hause bleiben müssen und ihren Urlaub nicht so genießen können, wie sie es sich gewünscht hätten.
  • Isolation bekämpfen, Engagement garantieren und Unternehmenskultur aufrechterhalten – Wie kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter immer motiviert und produktiv bleiben, wenn wir ihre Fortschritte nicht sehen?

Überzeugungen und Vorurteile, die oft (zu Unrecht) mit der Cloud in Verbindung gebracht werden

Obwohl KMUs heute, angesichts der aktuellen Krise, alle Vorteile einer Digitalisierung ihrer Prozesse sehen, widersetzen sich einige jedoch weiterhin der Cloud. Lassen Sie uns einigen Vorurteilen, die immer wieder auftauchen, gemeinsam den Garaus machen.

1. Datensicherheit

„Wenn ich in der Cloud bin, können meine Daten gehackt werden“. Glücklicherweise ist das nicht der Fall. Was die Sicherheit anbelangt, so passen die Großen im Netz ihre Sicherheitssysteme kontinuierlich an. Viele davon arbeiten sogar mit sogenannten „ethischen Hackern“ zusammen, die ihre Systeme hacken, um Schwachstellen aufzudecken und zu schließen.

Viele Unternehmen, die Dienste in der Cloud anbieten, besitzen darüber hinaus ihre eigenen Server. Die Daten ihrer Kunden werden dann absolut sicher gespeichert und nicht auf einem Server, von dem man nichts weiß.

2. Datenzugriff

„Das Internet ist nicht zuverlässig, es fällt ständig aus. Ich könnte meine Daten verlieren.“ Tatsächlich aber arbeitet die Cloud mit wiederkehrenden Daten-Backups auf mehreren Servern. Die meisten Cloud-Anbieter erreichen eine Zugriffsrate von 99 %. Das verbleibende Prozent bezieht sich auf das sehr geringe Risiko eines Problems, und die Updates erfolgen sehr schnell, meist nachts außerhalb der üblichen Arbeitszeiten.

3. Kosten

„Die Cloud kostet Geld.“ Ihr Unternehmen wird, wenn es sich weiter entwickeln soll, seine Verfahren sowieso digitalisieren müssen. Und in diesem Fall ist die Cloud im Hinblick auf die Kosten eine interessante Lösung.

  • Die Gesamtbetriebskosten sind geringer, denn die Cloud erfordert keine nennenswerten Infrastrukturen (vor allem Server und physischer Speicherplatz).
  • Das Gleiche gilt für die mit der Erstkonfiguration verbundenen Kosten.
  • Die Supportkosten fallen ebenfalls geringer aus, da das Problem aus der Ferne, schnell und ohne zusätzliche Arbeits- und Reisekosten gelöst werden kann.
  • Genauso die Kosten für die Wartung: Diese lässt sich aus der Ferne durchführen und ist sehr oft sogar präventiv.
  • Für den SaaS-Modus (Software as a Service), der von der Mehrzahl der IT-Anbieter praktiziert wird, zahlen Sie immer den richtigen Preis. Er entspricht Ihrer genauen Nutzung und entwickelt sich abhängig von Ihrer Lösung und den Funktionen, die Sie benötigen.

4. Never change a running system

Dieser Satz galt bis zur aktuellen Krise, mit der wir leider noch eine Weile leben müssen. Sie hat den Unternehmen naturbedingt die Bedeutung der Digitalisierung bewusst gemacht.

Das ist natürlich nicht der einzige Grund, der dazu motivieren sollte, bestimmte Tools in die Cloud zu verlagern. Es gibt zahlreiche weitere Vorteile, wie automatische Updates und vor allem Entwicklungen, die in der Cloud-Version sehr viel leichter zugänglich sind.

Protime, ein Cloud-Unternehmen

Bei Protime haben wir die Cloud schon vor langem eingeführt. In Belgien waren wir sogar Vorreiter für alles, was SaaS betrifft. Deshalb haben wir uns vor zwei Jahren entschieden, die Förderung anderer Lösungen einzuschränken, mit dem Ziel, Vermarktung und Support bis Ende 2020 vollständig einzustellen. Die Quarantäne und die aktuelle Krise zeigen uns zurzeit darüber hinaus deutlich, dass diese Entscheidung richtig war.

Viele unserer Kunden mussten tatsächlich ihre Lösungen anpassen, um einen Gehaltscode zu integrieren, der zu Zeiten der Kurzarbeit und Home Office-Prämien dringend erforderlich ist. Wir konnten ihnen Webinare anbieten, um ihnen zu zeigen, wie sie es ganz einfach selbst erledigen können. All denjenigen, die es nicht geregelt bekamen, konnte unser Support schnell aus der Ferne helfen. Und dank unseres Mitarbeiter-Portals myProtime, das auf den Handys oder PCs für alle Mitarbeiter remote verfügbar ist, konnten Home Office-Tage angemeldet oder Urlaubstage angepasst werden. Die Personalabteilungen erhalten auf diese Weise Zugriff auf Informationen in Echtzeit, direkt in dem Tool, das sie auch für die Gehaltsabrechnung verwenden.