Tagebuch einer Frau (nicht mehr) in Quarantäne: Eine neue Vision des Home Office

Protime Telearbeit

Ende März, als die Quarantäne gerade begonnen hatte, habe ich bereits über meine ersten Eindrücke von der Arbeit im Home Office gesprochen. Neben neuen Ideen und Empfehlungen waren diese ersten Schlussfolgerungen vor allem die Gelegenheit, mit einigen weit verbreiteten Klischees ein und für allemal aufzuräumen. Zumindest damals. Heute nämlich scheint der Eindruck, den wir von dieser neuen Arbeitsweise haben, ein ganz anderer zu sein. Ich sage das nicht nur als Sprecherin von Protime, sondern auch als Mitarbeiterin, die diese Situation selbst mehr als zwei Monate lang erlebt hat.

Die Arbeit im Home Office von heute hat nichts mit der Telearbeit von gestern zu tun.

Home Office: unbestreitbare Vorteile ... aber auch einige Unannehmlichkeiten

Seien wir mal ehrlich. Vor der Quarantäne betrachteten wir das Home Office eher als eine angenehme Gelegenheit, die man als Mitarbeiter von Zeit zu Zeit hatte. Und das war okay (und vor allem ziemlich normal), da wir keine Vergleichspunkte hatten. Heute allerdings, nach mehr als zwei Monaten kontinuierlicher Arbeit von zu Hause aus (und Unternehmen, die diese Lösung weiterhin vorziehen, stehen noch ein paar weitere Wochen bevor), lassen sich problemlos neue Schlussfolgerungen ziehen.

Als Mitarbeiterin und Sprecherin von Protime stelle ich fest, dass eine neue Vision der Arbeit im Home Office an Tragweite gewinnt. Jetzt, mit dem notwendigen Abstand, kann ich neue Vor- und Nachteile dieser Situation sehen.

Die Vorteile der Arbeit im Home Office

  • Eine Reduktion der Fahrzeugkosten für Unternehmen, denn unsere Autos stehen still, sowie eine Geste für die Umwelt.
  • Eine leichtere Konzentration auf unsere Aufgaben, da wir alleine vor unseren Rechnern sitzen.
  • Eine bessere Organisation von Privat- und Berufsleben aufgrund der einfachen Möglichkeit, seine Arbeits- und Pausenzeiten selbst zu bestimmen.
  • Langfristig betrachtet eine Reduktion der Mietkosten, da es möglich wird, die Bürofläche zu reduzieren, wenn wir nicht alle gleichzeitig anwesend sind.
  • Eine größere Attraktivität des Arbeitsplatzes im Hinblick auf das Recruiting, aufgrund der höheren Flexibilität, sowie eine Erweiterung des Einzugsbereichs (es ist kein Problem mehr, wenn der Bewerber weit vom Büro entfernt wohnt, wenn er zustimmt, im Home Office zu arbeiten, an Videokonferenzen teilzunehmen und ab und zu ins Büro zu kommen).

Die Nachteile der Arbeit im Home Office

  • Eine höhere mentale Belastung: Auch wenn Manager versuchen, ihre Mitarbeiter zu coachen, ist man doch mehr auf sich allein gestellt, und das kann dazu führen, dass man das Gefühl hat, nicht genug zu leisten.
  • Ununterbrochene Arbeit: Bei den meisten von uns, und das war auch bei mir der Fall, befand sich der PC in der Küche oder im Esszimmer, was es schwierig machte, abzuschalten (das berühmte „Guck mal, ich habe eine E-Mail bekommen“, wenn man zufällig am Computer vorbeikommt).
  • Die Verbindung zum Unternehmen auf dem Prüfstand: Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, muss ständig geprüft werden, ob die Unternehmensvision geteilt wird, ob die Informationen gut fließen und ob die Unternehmenskultur gut vermittelt wird, auch aus der Ferne. Eine langatmige Aufgabe, die jedoch notwendig ist, um jegliche Form der Isolierung zu vermeiden.
  • Zu viel Engagement: Das Risiko, dass sich die Mitarbeiter zu stark engagieren und dass sie die Arbeit vor ihr Privatleben stellen, ist nicht ausgeschlossen. Man trägt also zu einem Wandel der Unternehmenswerte bei.

Protime: Entwicklung und Anpassung an diese neue Vision der Arbeit im Home Office.

Diese Unannehmlichkeiten sind eine Realität, mit der wir leben müssen. Als Sprecherin von Protime bin ich jedoch davon überzeugt, dass es möglich ist, die Risiken weitestgehend zu minimieren. und dabei sind Zeitmanagementlösungen eine wertvolle Hilfe. Mehr denn je geht es heute beim Zeitmanagement nicht mehr um Kontrolle, sondern um Nachverfolgung. Ein subtiler Unterschied, könnte man sagen, aber ein wichtiger. Darüber hinaus nimmt die Zeit außerhalb der Arbeit, in einer Welt, die gar nicht so weit weg vom Geschäftsleben ist, ebenfalls eine strategische Rolle ein: im Sport.  Es ist kein Zufall, dass Smart Watches in den letzten Jahren zu einem Riesenerfolg in der breiten Öffentlichkeit geworden sind: Schritte zählen, Herzfrequenz checken oder auch Geschwindigkeit messen: Es gibt viele Möglichkeiten, die Zeit zu nutzen, um sicher Sport zu treiben und dabei vorwärts zu kommen.

Während der Quarantäne konnte ich für mich selbst feststellen, inwieweit Lösungen wie Protime eine echte Unterstützung für das Management sein können. Und jetzt, wo die Quarantäne vorbei ist, wird mir bewusst, dass das immer noch der Fall ist. Denn Protime passt sich jetzt an und entwickelt sich weiter.

Ein Tool, um sowohl die Arbeit im Büro als auch im Home Office zu verwalten.

Ich glaube, dass kurzfristig die Schwierigkeit darin bestehen wird, zu verwalten, wer ins Büro kommt und wer im Home Office zu Hause bleibt. Deshalb nutzen eine große Anzahl an Organisationen unsere Lösungen, die es den Mitarbeitern erlauben, ihre Anwesenheit an diesem oder jenem Tag im Büro anzufragen. Es ist eine Gelegenheit, die Teams, aber auch ihre Gesundheit, besser zu managen, indem man vermeidet, dass eine zu große Anzahl an Mitarbeitern ins Büro kommt und indem man genau bestimmt, wer wann anwesend ist (das kann eines Tages nützlich sein, wenn ein Mitarbeiter krank wird und man seine Kollegen, die mit ihm Kontakt hatten, informieren muss).

Werkzeuge, die auch langfristig nützlich sind

Wenn die Arbeit im Home Office zur Norm wird, müssen wir weiter blicken und über langfristige Werkzeuge nachdenken:

  • Die Verbesserung der Gleitzeit: Sie lässt sich optimieren, wenn die Möglichkeit besteht, anzugeben, wann man anfängt, unterbricht und wieder fortfährt. Das Ziel besteht dabei nicht in der Kontrolle, sondern im Schutz der Mitarbeiter, indem man prüft, ob sie nicht zu viele Überstunden machen oder zu häufig zu spät noch arbeiten. Für den Manager ist es die Gelegenheit, sich zu vergewissern, dass in seinem Team alles gut läuft, dass es nicht überlastet ist und kurz vor dem Zusammenbruch steht.
  • Aufrechterhalten sozialer Kontakte: Werkzeuge für das Zeitmanagement werden auch zu einem Mittel, Teams zu vereinen, zum Beispiel durch Planen von persönlichen Treffen abhängig von der Verfügbarkeit aller. Sie sind auch ideal um zu prüfen, ob das Gleichgewicht zwischen der Arbeit im Büro und im Home Office stimmt und kein Mitarbeiter isoliert wird.
  • Aufrechterhalten der Unternehmenskultur: Damit sie stark bleibt, müssen wir sie weiter lebendig halten. Und hierzu müssen alle die Mission und Vision des Unternehmens kennen. Aber nicht nur das! Damit jeder seinen Platz findet (auch aus der Ferne) und sich für das Unternehmen einsetzt, ist es wichtig zu wissen – und stolz darauf zu sein – „warum man jeden Tag arbeitet“. Hierzu haben wir bei Protime eine kleine Übung gemacht, die ich für absolut sinnvoll halte: Jedes Team hat über seine Mission und Vision im Verhältnis zur allgemeinen Mission und Vision des Unternehmens nachgedacht. Das Ziel bestand darin, uns unseres Mehrwerts für das Unternehmen bewusst zu werden und auf diese Weise das Engagement aufrechtzuerhalten. Von Finance über IT bis zu Sales: Alle tragen zur Unternehmensmission bei.

Meine neue Vision als Mutter im Home Office

Als Mitarbeiterin bemerke ich auch eine echte Veränderung der Einstellung zur Arbeit im Home Office. Als ich im letzten März begann, auf diese neue Weise zu arbeiten, sah ich mich mit einer ganzen Menge an Vorurteilen aus meinem Umfeld konfrontiert. „Home Office, das ist wie Urlaub“, „Du wirst dich ausruhen können“ ... Es ist doch eine schöne Überraschung festzustellen, dass sich jetzt die Sichtweise geändert hat. Die 100 %ige Arbeit im Home Office, die wir absolviert haben, ist nicht einfach, vor allem nicht mit Kindern. Man muss in der Lage sein, Privat- und Berufsleben zu verbinden, und das ist kompliziert, wenn sich alles vermischt. Heute wird das verstanden.

Auch in den Unternehmen! Innerhalb der Firmen ist eine Revolution im Gang. Ich hatte schon früher die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten. Aber aufgrund meines Charakters und weil ich Kontakt und Gesellschaft brauche, neigte ich dazu, mich mit einem Tag im Monat zufriedenzugeben. Heute hat sich meine Sichtweise geändert. Die Covid-19-Krise hat mir die Augen für das Wesentliche geöffnete: meine Familie.

Die Philosophin Julia de Funès beschrieb so treffend, wie die Arbeit im Home Office unsere Vision der Berufswelt verändert hat: Von nun an hat die Arbeit wieder ihren rechtmäßigen Platz in unserem Leben eingenommen, in der Mitte des Haushaltes, da, wo sie früher dazu neigte, Oberhand zu gewinnen, bis sie zur Endgültigkeit des Lebens wurde. Die Arbeit im Home Office befreit tatsächlich die Arbeit, sodass man sich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: das Ergebnis. In welcher Zeit oder auf welche Art es erreicht wird, wird unwichtig, wenn wir uns bewusst werden, was von uns erwartet wird. Es ist umso lohnender für den Mitarbeiter und umso produktiver für das Unternehmen, wenn die Ziele erreicht werden, während gleichzeitig das Wohlbefinden aller gewährleistet bleibt.  Und schließlich: Der Arbeit im Home Office den Vorzug geben, um Zeit mit der Familie zu verbringen, ist das nicht die schönste Botschaft überhaupt?

Sophie Henrion