'Unsere Standardintegration vermeidet teure Maßarbeit'

Protime Geodynamik Partnerschaft Ort und Zeiterfassung

Protime und GeoDynamics sind beide auf Zeiterfassung spezialisiert, jedes der beiden Unternehmen hat jedoch seinen eigenen Fokus. Die Verbindung ihrer jeweiligen Lösungen bietet Unternehmen eine übergreifende Plattform zur Überwachung sowohl interner als auch mobiler Mitarbeiter.

Bereits seit 2004 ist GeoDynamics ein führender Anbieter im Bereich der ortsbezogenen Softwarelösungen. Ursprünglich installierte das westflämische Unternehmen Track & Trace-Systeme in Fahrzeugen, aber im Laufe der Jahre spezialisierte es sich immer mehr auf Zeiterfassung. „Hiermit richten wir uns vor allem an Bauunternehmen“, erklärt Managing Partner Stijn Stragier. „In der Vergangenheit wurden die Arbeitszeiten dort manuell in einem Arbeitsauftrag erfasst. Wir haben das gesamte System digitalisiert.“

„Unser Ausweisleser registriert, wann Mitarbeiter zur Baustelle abfahren und wann sie dort ankommen. Abends wird die umgekehrte Strecke erfasst. Auf diese Weise erhält die Personalverwaltung einen perfekten Überblick über die Mobilitätszulage sowie die gearbeiteten Stunden. Die digitalen Daten sind darüber hinaus immer korrekt und lassen sich dank einer Verbindung mit allen sozialen Sekretariaten einfach verarbeiten. Mithilfe unserer Aktivitätenregistrierung geben wir unseren Kunden auch einen Einblick in die Zeit, die für bestimmte Arbeiten auf der Baustelle aufgewendet wird. Diese Informationen sind die ideale Grundlage für ERP-Systeme.“

Genau wie GeoDynamics ist auch Protime auf die Zeiterfassung spezialisiert. Dennoch unterscheiden sich die beiden Unternehmen. Die Lösungen von Protime sind vor allem für interne Mitarbeiter konzipiert, während sich GeoDynamics auf mobile Mitarbeiter konzentriert. Diese Zielgruppe bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich: Die Vergütung erfolgt auf Stundenbasis, es gibt Zuschläge für Sonntags- oder Nachtarbeit, es sind die Verpflichtungen aus dem Tarifvertrag einzuhalten, usw. Eine genau Messung vor Ort ist notwendig, da all diese Komponenten Teil der Gehaltsabrechnung sind.

„Die Zeiterfassung bei mobilen Mitarbeitern bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich“

Gemeinsame Beratungen

Nachdem sich beide Unternehmen bei einem gemeinsamen Kunden getroffen hatten, entstand die Idee, eine Partnerschaft einzugehen. „Der fragliche Kunde wünschte sich eine Integration unserer separaten Pakete“, erklärt Yves Van de Venne, Teamleiter Technology Operations bei Protime. „Wir haben uns dann zusammengesetzt, um einen Standard-Rahmen für unsere gemeinsamen Kunden zu erarbeiten.“

Die Zusammenarbeit führte zu einer Verbindung unserer Webservices zum Austausch der Daten, die zur Berechnung und Automatisierung der Gehaltsabrechnung notwendig sind. Konkret bedeutet die Integration, dass GeoDynamics verschiedene Daten der mobilen Mitarbeiter registriert und sofort an die Protime-Plattform weiterleitet. Hierbei geht es um Informationen über die Ein- und Ausstempelzeiten auf der Baustelle, die Dauer der Fahrtzeiten von und zur Baustelle, die zurückgelegten Strecken, usw. 

Mittlerweile profitieren bereits Kunden wie Engie, Assa Abloy, Technigroup und Electro Zwijsen von dieser engen Integration. „Es sind alles Unternehmen, die sowohl interne als auch mobile Mitarbeiter haben“, so Matthias Braekevelt, Analyst im Softwareteam von GeoDynamics. „Sie erhalten nun alle Daten auf einer Plattform und müssen damit keine Gehaltsabrechnungsdaten mehr in separaten Paketen verwalten. Die manuelle Datenübertragung gehört voll und ganz der Vergangenheit an.“

„GeoDynamics schwört auf das Prinzip „Single Source of Truth“. Mit anderen Worten: Es gibt nur eine Wahrheit. Diese Philosophie schlägt sich auch in unserer Verbindung zu Protime nieder. Das Besondere daran ist, dass sich die Integration auf viel mehr als nur die geleisteten Arbeitsstunden bezieht. Wir versenden immer auch Daten zu Mobilität,  zu den im Projekt geleisteten Arbeitsstunden und zu eventuellen Prämien. Auf diese Weise können ausgehend von der Protime-Plattform – die teilweise von GeoDynamics gespeist wird – alle Gehaltsabrechnungen generiert werden.“

„Unsere Kunden müssen ihre Gehaltsabrechnungsdaten nicht mehr in separaten Paketen verwalten“ 

Zweite Integration

Die Partnerschaft von Protime und GeoDynamics hat auch zur Entwicklung einer zweiten gemeinsamen Lösung geführt. „Genauer gesagt: für CheckInAtWork, die obligatorische Anwesenheitserfassung in bestimmten Sektoren“, erklärt Yves van de Venne. „GeoDynamics hatte bereits in der Vergangenheit eine Verbindung zum LSS und arbeitet nun wie ein „Datenbus“, bei dem Protime automatisch die nationale Registrierungsnummer, die Firmennummer und den Arbeitsort übermittelt, sobald sich ein Mitarbeiter einstempelt. Unsere Kunden müssen also kein separates System mehr kaufen.“

Die Vorteile für den Endverbraucher liegen auf der Hand. Aber auch Protime und GeoDynamics selbst profitieren von ihrer Zusammenarbeit. Eine Standardintegration kann teure Maßarbeit vermeiden. Statt zu programmieren, geht es jetzt mehr um Konfiguration und Automatisierung. „Wir sprechen darüber hinaus dieselbe Sprache“, so Matthias Braekevelt. Dadurch können wir unsere Anwendungen schnell aufeinander abstimmen. Unser Weg geht in dieselbe Richtung, auch wenn wir beide unsere eigene Philosophie haben.“

„Aber natürlich bringt eine solche Zusammenarbeit auch einige Herausforderungen mit sich. Die Einführung eines Gehaltsabrechnungssystems innerhalb eines Unternehmens ist immer ein sensibles Projekt für den Kunden und seine Mitarbeiter. Hier gibt es keinen Spielraum für Fehler. Man kann also nicht einfach einmal etwas „ausprobieren“. Bereits beim ersten Gespräch muss jeder ausgehend von einer abstrakten Idee bis hin zur endgültigen Gehaltsabrechnung mitdenken. Wenn jemand am Tisch etwas übersieht, dann bedeutet das meistens: einen Monat länger testen.“

„Darüber hinaus wird von uns erwartet, dass wir jede Registrierung so schnell wie möglich weiterleiten“, so Yves Van de Venne.  „Wir mussten also einen Mechanismus einbauen, der nach einer möglichen Störung sofort einen neuen Versuch unternimmt. Eine Unterbrechung kann bei Protime, GeoDynamics oder auch LSS auftreten. Unsere Kunden vertrauen darauf, dass ihre Daten in Echtzeit versendet werden, und dass bei einer Störung keine Registrierungsdaten verloren gehen. „Das müssen wir immer im Auge behalten.“

Wer ist GeoDynamics?

  • Hauptsitz in Kortrijk
  • 35 Mitarbeiter
  • Belgischer Marktführer für mobile Zeiterfassung
  • Belgischer Top-3-Player für Track & Trace-Systeme
  • Integriert in 38.000 Fahrzeuge
  • 3.300 Kunden

 

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